Ugoda polubowna – jak zawrzeć i co powinna zawierać?

Ugoda polubowna pozwala wierzycielowi i dłużnikowi zakończyć spór bez długiego procesu sądowego. Strony wspólnie ustalają warunki spłaty lub innego rozwiązania i zapisują je w umowie. Dobrze przygotowana ugoda porządkuje wzajemne obowiązki, wyznacza konkretne terminy i ogranicza ryzyko dalszego konfliktu.

Chcesz odzyskać należność bez procesu?

Możemy skontaktować się z dłużnikiem, poprowadzić negocjacje i pomóc ustalić realne warunki spłaty.

Zleć negocjacje

Czym jest ugoda polubowna?

Zgodnie z art. 917 Kodeksu cywilnego ugoda polega na wzajemnych ustępstwach stron dotyczących istniejącego między nimi stosunku prawnego. Jej celem może być usunięcie niepewności co do roszczeń, zapewnienie ich wykonania albo zakończenie sporu już istniejącego lub takiego, który może powstać.

W sprawie o zapłatę ustępstwa mogą polegać na przykład na rozłożeniu długu na raty, przesunięciu terminu płatności, częściowej rezygnacji z odsetek lub kosztów albo ustaleniu dodatkowego zabezpieczenia. Zakres kompromisu zależy od sytuacji stron.

Kiedy warto rozważyć ugodę?

• gdy dłużnik deklaruje spłatę, ale potrzebuje realnego harmonogramu;
• gdy strony różnią się co do wysokości należności, odsetek lub terminu wykonania umowy;
• gdy szybkie odzyskanie części albo całości należności jest ważniejsze niż wielomiesięczny spór;
• gdy strony chcą zachować relację handlową;
• gdy koszty i ryzyko procesu byłyby nieproporcjonalne do wartości sporu.

Ugoda nie powinna być podpisywana pod presją ani bez sprawdzenia, czy uzgodniony plan jest możliwy do wykonania. Przed rezygnacją z części roszczenia warto porównać proponowany kompromis z możliwym wynikiem postępowania sądowego i sytuacją majątkową dłużnika.

Co powinna zawierać ugoda dotycząca długu?

Dokument powinien być jednoznaczny i odpowiadać konkretnej sprawie. Najczęściej wskazuje się w nim:

1. strony ugody – pełne dane osób lub firm oraz osoby uprawnione do podpisu;
2. źródło i wysokość zobowiązania – na przykład numer umowy lub faktury, kwotę główną, odsetki i koszty;
3. zakres wzajemnych ustępstw – co dokładnie przyjmuje na siebie każda ze stron;
4. sposób i terminy wykonania – numery rachunków, kwoty rat i konkretne daty płatności;
5. skutki opóźnienia – na przykład wymagalność pozostałej kwoty po niespłaceniu raty, jeżeli strony tak postanowią;
6. zasady naliczania odsetek i rozliczania wpłat;
7. warunki zakończenia sporu – kiedy roszczenie zostanie uznane za w pełni zaspokojone;
8. datę, miejsce i podpisy stron.

Jeżeli ugoda dotyczy nieruchomości, praw wymagających szczególnej formy albo przewiduje zabezpieczenie, może być potrzebna forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi lub akt notarialny. W takiej sytuacji warto skonsultować treść przed podpisaniem.

Ugoda bez mediatora, przed mediatorem czy przed sądem?

Ugoda pozasądowa

Strony mogą negocjować bezpośrednio lub przez pełnomocników i podpisać zwykłą umowę. Takie rozwiązanie jest elastyczne, ale sama prywatna ugoda nie jest jeszcze tytułem wykonawczym. Jeżeli jedna ze stron jej nie wykona, dochodzenie roszczenia może wymagać postępowania sądowego.

Ugoda zawarta przed mediatorem

Mediator jest neutralną osobą, która pomaga stronom dojść do porozumienia, ale nie rozstrzyga sporu. Mediacja jest dobrowolna i poufna. Na wniosek strony sąd może zatwierdzić ugodę mediacyjną. Po zatwierdzeniu ma ona moc ugody zawartej przed sądem, a jeśli podlega wykonaniu w drodze egzekucji, sąd zatwierdza ją przez nadanie klauzuli wykonalności.

Ugoda sądowa

Jeżeli sprawa już trafiła do sądu, strony nadal mogą zakończyć ją ugodą. Warunki trzeba sformułować precyzyjnie, ponieważ ugoda sądowa kończy spór w objętym nią zakresie i może stanowić podstawę egzekucji.

Jak przebiega zawarcie ugody?

1. Ustalenie stanu sprawy. Zbierz umowy, faktury, wezwania do zapłaty, potwierdzenia wpłat i korespondencję.
2. Ocena możliwości stron. Określ kwotę możliwą do odzyskania, terminy oraz ustępstwa, na które możesz się zgodzić.
3. Negocjacje. Uzgodnij wszystkie istotne warunki, nie tylko wysokość rat.
4. Spisanie porozumienia. Zadbaj o jasne kwoty, daty i konsekwencje niewykonania.
5. Podpisanie i wykonanie. Każda strona powinna otrzymać podpisany egzemplarz, a wpłaty należy dokumentować.

Na co uważać przed podpisaniem?

• nie używaj ogólnych sformułowań, które pozwalają różnie rozumieć termin lub wysokość świadczenia;
• sprawdź umocowanie osoby podpisującej ugodę w imieniu firmy;
• nie zrzekaj się roszczeń szerszych niż te, które rzeczywiście mają zostać objęte porozumieniem;
• uwzględnij odsetki, koszty i dotychczasowe wpłaty;
• ustal, co stanie się po opóźnieniu w zapłacie raty;
• przy większej kwocie lub skomplikowanej sprawie skorzystaj z analizy prawnika.

Sąd może odmówić zatwierdzenia ugody mediacyjnej, jeżeli jest ona sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego, zmierza do obejścia prawa, jest niezrozumiała albo zawiera sprzeczności.

Ugoda jako element windykacji polubownej

W windykacji polubownej ugoda nie jest celem samym w sobie. Powinna tworzyć wykonalny plan spłaty i jasno chronić interes wierzyciela. Dobrze poprowadzone negocjacje pozwalają ocenić, czy deklaracje dłużnika są wiarygodne, ustalić realne terminy i ograniczyć ryzyko kolejnego opóźnienia.

Możemy pomóc w negocjacjach z dłużnikiem i przygotowaniu warunków porozumienia dopasowanych do sytuacji stron.

Zleć negocjacje

Inne sposoby działania

Ugoda nie zawsze jest możliwa albo wystarczająca. W zależności od etapu sprawy warto rozważyć także:

• wezwanie do zapłaty – gdy chcesz formalnie wyznaczyć dłużnikowi termin i przygotować sprawę do dalszych działań;
• pozew o zapłatę – gdy negocjacje nie przyniosły rezultatu i potrzebujesz rozstrzygnięcia sądu;
• giełdę długów – gdy chcesz poznać możliwość publicznego wystawienia wierzytelności;
• windykację należności – gdy potrzebujesz szerszej informacji o dostępnych etapach odzyskiwania długu.

Nie wiesz, która droga będzie właściwa? Zacznij od próby polubownego odzyskania należności.

Najczęstsze pytania

Czy ugoda musi być zawarta na piśmie?

W wielu sprawach przepisy nie wymagają szczególnej formy, jednak forma pisemna ułatwia wykazanie treści ustaleń. Rodzaj sprawy lub przyjęte zabezpieczenie mogą wymagać formy szczególnej.

Czy ugoda oznacza rezygnację z całego roszczenia?

Nie. Zakres ustępstw określają strony. Wierzyciel może zgodzić się na raty lub zmianę terminu, nie rezygnując z kwoty głównej. Każde ustępstwo należy opisać precyzyjnie.

Co zrobić, gdy druga strona nie wykonuje ugody?

Dalsze kroki zależą od rodzaju ugody i jej treści. Ugoda mediacyjna zatwierdzona przez sąd albo ugoda sądowa może, po spełnieniu wymogów, umożliwić egzekucję. Przy zwykłej ugodzie pozasądowej może być konieczne uzyskanie tytułu wykonawczego w postępowaniu sądowym.

Czy można zawrzeć ugodę po wniesieniu pozwu?

Tak. Strony mogą dojść do porozumienia również w toku sprawy sądowej, bezpośrednio albo w mediacji.

Podstawy prawne i źródła

• Kodeks cywilny – art. 917–918 (tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 795);
• Kodeks postępowania cywilnego – przepisy o mediacji i zatwierdzaniu ugody (tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 468);
• Ministerstwo Sprawiedliwości: „Postępowanie mediacyjne w sprawach cywilnych”.

Treść ma charakter ogólny i nie zastępuje porady prawnej dotyczącej konkretnej sprawy.